Veja como automatizar processos pode revolucionar o dia a dia na empresa

Rotinas empresariais são repletas de tarefas e demandas que são comuns às exigências de qualquer segmento. Em meio a esse volume de afazeres, há também a importância de manter a produtividade e ter um desempenho de ponta, sem erros. Hoje, automatizar processos é quase uma obrigação para empresas que querem resultados de qualidade e alinhados à estratégia do negócio.

Essa automatização traz benefícios extensos e que vão desde a segurança no trabalho com dados, passando pela economia de tempo, até a redução de custos. Os softwares que permitem facilitar o cotidiano de gestão e operação são totalmente acessíveis e, em sua maioria, desenvolvidos sob medida para atender aos processos do negócio.

Neste conteúdo falaremos sobre a automação de processos, quais benefícios ela traz e como funciona, na prática. Continue a leitura e saiba como fazer essa transição!

O que é automatização de processos?

Preencher formulários e planilhas, enviar e-mails para uma lista de centenas de pessoas, executar processos repetidamente e perder muito tempo em trabalhos manuais. Tudo isso soa muito ultrapassado, cansativo e estressante, o que pode gerar erros e falhas, principalmente pelo caráter mecânico das tarefas.

Há algum tempo, empresas têm procurado reduzir ao máximo essas atividades, o que tem sido possibilitado pela automatização de processos. Essa prática se trata de direcionar determinada tarefa a um software ou uma plataforma que é capaz de realizar a atividade sem a intervenção humana. Toda atividade é feita pela própria aplicação, evitando a repetição de comandos.

Naturalmente, esse software não é capaz de adivinhar o que se espera dele. Por mais que ele seja desenvolvido para cuidar de diferentes processos, é fundamental uma programação, ou seja, a entrada de comandos que vão direcionar como o trabalho automatizado será feito. Assim, há uma enorme economia de esforços e de tempo, esses que podem ser melhor direcionados na rotina.

O desenvolvimento e as perspectivas

O conceito de automatização é originário da indústria, quando máquinas são capazes de cuidar de amplas produções, realizando várias pequenas tarefas sozinhas, como embalar, vedar e separar. Foi dessa repetição mecânica automática executada por máquinas que se propôs a aplicação em menor escala, também para tarefas mais complexas, mas em outro contexto.

Automatizar processos é uma realidade em diferentes perspectivas, essas abrangendo problemas simples do cotidiano empresarial, mas também outras questões relevantes. A automatização resolve tanto aquele trabalho manual e que toma tempo quanto o que é altamente complexo e seria praticamente impossível de ser realizado por uma pessoa.

Para um profissional, cadastrar cada cliente da empresa seria um esforço desumano. Pior ainda seria se ele tivesse que atualizar esse cadastro toda vez que esse contato abrisse um chamado ou solicitasse um atendimento à empresa. Essas e muitas outras situações são comuns e necessárias à atuação das empresas, mas hoje podem perfeitamente ser incluídas na automatização.

O foco em comunicação e integração

Uma das bases da ideia de automatizar processos é a integração entre setores da empresa. Sistemas automáticos são capazes de registrar informações e chamados em um só ambiente digital, permitindo que cada área de um negócio verifique a mesma informação ao mesmo tempo.

Ainda nesse contexto, quando um processo em aberto é atualizado, todos conseguem ser notificados simultaneamente, graças a um sistema integrado que automatiza o trabalho. Os diferentes registros, as informações, e o arquivamento de documentos e dados é feito dentro de uma plataforma automatizada, que mantém tudo atualizado e acessível a todos na empresa.

Essa integração também gera melhor comunicação dentro do ambiente empresarial. Por exemplo, se uma compra é realizada, há diferentes setores que precisam saber dessa informação, sendo os principais:

• comercial;
• financeiro;
• contábil;
• logístico.

Ao usar um sistema automatizado, quando uma venda é realizada, cada um desses departamentos é notificado, então eles podem começar a trabalhar com a demanda que é gerada nessa transação. A automatização dispensa a necessidade de uma comunicação, algo que poderia demorar mais, justamente porque todos foram notificados ao mesmo tempo.

O importante papel dos dados ao automatizar processos

Um dos principais ganhos e motivações de automatizar processos é o suporte fornecido para lidar com dados. Não é segredo que esse nível de informação é altamente valioso para as companhias atualmente, graças às percepções do negócio e as oportunidades de mercado que eles proporcionam. Dados também são fundamentais para gerir o relacionamento com os clientes.

O que poucas empresas conseguem entender é que esses dados são praticamente o combustível da maioria das soluções de automatização, sejam elas operacionais, sejam de gestão. Por exemplo, um CRM necessita de dados de clientes, enquanto um ERP precisa das informações da empresa.

O que queremos dizer é que, além de serem a base do funcionamento de softwares de automação, os dados também são parte integrante do conteúdo que é trabalhado nesses ambientes digitais. Assim, se uma empresa já entende que os dados são fundamentais para otimizar sua atuação, é fundamental também que ela saiba que automatizar processos é parte desse cenário.

Por que automatizar os processos da sua empresa?

Muitos gestores ainda se sentem em um momento de incertezas sobre a decisão de optar pela automatização do negócio ao qual estão à frente. Primeiramente, há a importante questão de adequação.

Esse processo de transição também requer tempo, adaptação dos colaboradores e, na maioria das vezes, a mudança da mentalidade na empresa. Muito é mudado nessa rotina de gestão e operação, o que requer uma nova postura de condução do negócio.

Mesmo em meio a esses pontos desafiadores, não há dúvidas de que automatizar processos em uma empresa pode ser muito vantajoso. Saiba mais sobre os benefícios que podem ser colhidos!

Acesso à informação otimizado

A gestão de informações é uma demanda que tem feito com que empresas investissem o quanto for necessário para automatizar processos e ter um ambiente de controle otimizado. Os sistemas capazes de dinamizar essas demandas também centralizam as informações, facilitando muito o acesso a elas, já que um grande volume consegue ser armazenado no mesmo local.

Assim, profissionais e business analytics podem usar esses sistemas para ter uma captação dinâmica de dados em diferentes fontes, garantindo que tudo será enviado para o mesmo ambiente. Isso facilita os próximos passos do trabalho de tratamento e separação dos dados, além de tornar o acesso a eles mais prático e simples, sem deixar de ser seguro.

Gestão com maior segurança

Um dos pontos que envolvem a decisão de automatizar processos é o entendimento de como isso pode ser feito de maneira segura. A preocupação é válida, uma vez que esses sistemas vão lidar com as informações que a empresa gerencia, tanto de suas estratégias, quanto de seus clientes. Com responsabilidade redobrada, sem dúvidas, a automação é uma decisão segura nesse sentido.

Os sistemas utilizados usam parâmetros eficazes e atualizados de proteção à informação, como a criptografia, o que garante que os dados em movimento só possam ser lidos pela origem e pelo destino. Além disso, a grande parte dos sistemas modernos e eficazes funcionam por computação em nuvem, ou seja, em servidores remotos e que seguem esses parâmetros de segurança online.

Redução do tempo aplicado em tarefas

É importante sempre pensar na prática, ou seja, na execução de tarefas diversas no cotidiano empresarial. Por mais que sempre falemos muito em dados e em segurança, a automatização foi aplicada no setor corporativo justamente para tirar algumas tarefas da responsabilidade dos profissionais, ao menos a nível de execução. A razão para isso é simples: redução de tempo!

Há muitas obrigações diárias que profissionais têm que lidar no dia a dia, mas elas tomariam tempo demais se fossem feitas manualmente, usando tecnologias antigas. A redução de tempo com a automação é simples, já que ao usuário só cabe definir os termos de execução da tarefa e programar como deseja que o trabalho seja executado.

Redução dos custos do negócio

Reduzir custos nunca deixa de ser um desafio que está no radar de empresas. Em meio a essa busca, há a percepção de que automatizar tarefas gera uma queda nas despesas quase que de maneira indireta. A principal razão para isso é o dinamismo que a automação gera para empresas de qualquer setor, afinal, onde há produtividade também há mais tempo para trabalhar.

Outro ponto que gera essa economia financeira é com o aumento da qualificação do trabalho realizado nas empresas. A automação gera processos padronizados, ágeis e ainda assim livres de erros ou falhas, o que pode acontecer normalmente com pessoas executando. Assim, a conta é certeira: menos problemas geram uma produção mais eficaz, o que também traz mais faturamento.

Produtividade otimizada

Por mais que um colaborador esteja totalmente dedicado a uma tarefa, até mesmo de maneira intensa, não dá para garantir que ele está sendo produtivo. Um bom exemplo é o atendimento por meio de chats, já que ainda que sejam funcionais, um alto número de chamados prejudica muito o andamento do trabalho. Assim, é importante ter soluções que automatizem parte do processo.

A proposta desses sistemas que executam tarefas de todos os tipos de maneira automática é justamente reduzir a necessidade de aplicação do profissional em simples obrigações. Não precisar comunicar uma venda realizada ou não ter que disparar um mailing gera economia de tempo que pode ser aplicada a muitas outras tarefas. Assim, a produtividade cresce de maneira geral.

Padronização de processos

Processos padronizados representam uma empresa com maior produtividade, com controle de qualidade e também com a redução de erros. No entanto, assim como na indústria, só é possível conseguir essa padronização se houver a ajuda de sistemas altamente tecnológicos para garantir que essas falhas ou desvios de qualidade sejam totalmente evitados e até mesmo extintos.

Automatizar processos também significa padronizá-los, uma vez que os sistemas que gerenciam essas demandas seguem sempre os mesmos direcionamentos de práticas. Ao usuário, ou seja, o profissional que executa a solicitação e faz uso desse ambiente, só resta informar à plataforma como ela deve realizar a tarefa, o que é feito com opções funcionais e bem simples.

Competitividade da empresa

A transformação digital foi um dos fatores que separaram empresas em diferentes categorias e níveis de competitividade. As que não foram capazes de fazer essa transição sofreram e, de certo modo, ficaram para trás diante das grandes players do mercado. Já as que seguiram a tecnologia, foram capazes de adequar gestão e operação ao digital, tendo esse ambiente como central.

De modo geral, adotar a tecnologia e, principalmente, encaixar os recursos à realidade da empresa é garantir a competitividade para estar entre as principais companhias do setor. Uma empresa mais produtiva, que lida melhor com seus dados e que tem colaboradores mais preocupados com demandas estratégicas em vez de tarefas mecânicas, se torna mais competitiva e qualificada.

Organização e eficácia no atendimento

A automação também é capaz de oferecer vantagens na dinâmica de atendimento de empresas, uma vez que pode ser difícil para algumas companhias lidar com tantos chamados simultâneos. Soluções de automação são capazes de dar o suporte para a categorização dos níveis desses atendimentos e ainda permitir o acompanhamento por meio dos tickets.

Muitas empresas também usam as soluções de automação para permitir que robôs façam, ao menos inicialmente, o atendimento de clientes. É uma forma eficaz de reduzir ao máximo a necessidade da interação humana. A ideia não é acabar com o atendente, mas dar a ele maior organização para lidar com um alto volume de atendimentos de forma estratégica.

Como automatizar processos?

O entendimento sobre a tecnologia pode levar à decisão de automatizar processos, o que deve ser visto como uma escolha inteligente e sensata. No entanto, a partir disso, há a segunda etapa do trabalho: a execução dessa implantação da nova realidade. Não basta decidir pela nova abordagem que a empresa adotará, mas é preciso organizar o processo.

Do planejamento ao início do uso da automação em plataformas sob medida há muito trabalho a ser feito. É importante o engajamento de toda a empresa, desde a diretoria, na implantação das mudanças de mentalidade, até os colaboradores, já que eles farão uso desses recursos constantemente. A seguir, veja como automatizar processos em um negócio!

Faça um planejamento

O trabalho começa pelo planejamento, assim como toda grande mudança no ambiente de uma empresa. Primeiramente, é necessário definir o que ela espera de automatizar processos, ou seja, quais são os objetivos e os ganhos esperados. Ganhar produtividade, aumentar a competitividade, reduzir erros, dinamizar os processos internos, ou o que for.

A partir dessa definição, o planejamento pode ser feito de maneira mais concreta, com a escolha da melhor solução e guiando o desenvolvimento mais adequado possível. O fornecedor pode participar do final dessa etapa, quando a empresa já souber exatamente o que espera. É necessária essa integração, a fim de traçar um planejamento que possa ser inteiramente cumprido.

Crie uma infraestrutura

O passo seguinte é totalmente feito em conjunto, com empresa, que no caso será o cliente, e o fornecedor da tecnologia de automação. Talvez uma das etapas mais complexas, essa fase vai requerer muitas reuniões e uma constante aplicação para, primeiramente esboçar a infraestrutura desejada para o negócio. Muita coisa mudará a fim de aplicar a automatização ampla.

A integração de setores, por exemplo, é algo que precisa ser definido nesse momento de idealização da infraestrutura. O fornecedor entrará em um acordo com a empresa para deixar claro o que é viável nesse projeto, sempre considerando as necessidades do negócio e de que modo os processos podem ser não só automatizados, mas também otimizados para o cotidiano de trabalho.

Engaje o time

Uma vez pronto, esse ambiente de processos automatizados precisará ser compreendido em sua totalidade, justamente para que colaboradores saibam como lidar com os novos recursos. Nem toda transição é simples, o que pode acabar por desmotivar uma parte dos profissionais. Nesse cenário, muitos não se adaptam e acabam não usando os novos recursos por comodidade.

Por isso, mais do que obrigá-los a aderir às novas formas de se trabalhar, é preciso fazê-los entender o quão importante será esse processo para a empresa e, principalmente, para eles. A automação torna o negócio mais competitivo, o que é uma grande vantagem, mas também facilita a vida de todos que trabalham na empresa. Sem dúvidas, isso deve ser mostrado aos colaboradores.

Realize treinamentos

O engajamento é uma forma de ajudar os colaboradores a entender por que automatizar processos e a importância até mesmo para eles. No entanto, isso não basta, já que muitos dos novos sistemas, práticas e processos podem levar algum tempo para serem absorvidos. Nesse caso, fundamental é garantir que haja um treinamento adequado para toda a empresa.

Os principais fornecedores de soluções de automação oferecem esse treinamento alocado nas empresas, o que é uma ótima escolha. Nesse caso, o cliente, além de ter a garantia de uma empresa alinhada à nova proposta e adaptada às tecnologias, ainda tem a certeza de que conta com um acordo com ótimo custo-benefício, por conta do serviço oferecido nesse treinamento.

Monitore os processos da empresa

Uma vez implementada a realidade de automação, é chegada a hora de monitorar como a empresa tem funcionado com essa mudança estrutural tão profunda. Os resultados podem demorar a acontecer, ainda que a curto prazo já haja um dinamismo na rotina dos colaboradores. No entanto, é compreensível que o negócio como um todo tenha seu tempo de adaptação.

Por conta disso, o monitoramento dos resultados, e, principalmente, dos processos da empresa, deve ser feito com muito rigor e com uma percepção analítica. O que se espera é que a rotina de trabalho traga práticas livres de erros, mais padronizadas e com aumento da qualidade de execução. É sobre isso que o trabalho de monitoramento precisa relatar e manter o acompanhamento.

Quais são as principais ferramentas de automação?

Nem sempre é simples entender toda essa tecnologia de automatizar processos sem visualizar o funcionamento desses recursos em ferramentas concretas e que são utilizadas por diversas empresas. Entre as principais, há algumas que quase todas as empresas necessitam: o CRM, o ERP, o chatbot e as ferramentas de automação de marketing. Confira cada uma delas a seguir!

CRM

A sigla para Customer Relationship Management, ou Gestão de Relacionamento com Clientes, é um software que permite cadastrar clientes e todas as informações de suas atividades. A ideia desse sistema é criar, de forma automática, um banco de dados que ajude a gerenciar os clientes, guardando seus dados mais importantes e que podem gerar oportunidades de vendas.

Para isso, o CRM sempre atualiza os registros de acordo com uma nova interação que esse cliente faz com o site, com uma compra que ele realiza, com um atendimento que solicita, entre várias ações. A empresa, com o CRM, tem maior facilidade para acessar esses dados, se aprofundar ao conhecer o cliente e, a partir disso, realizar ofertas personalizadas e gera maior engajamento.

ERP

Outra importante sigla, ERP reduz o nome Enterprise Resource Planning, ou Planejamento de Recursos Empresariais. Na prática, é uma plataforma automatizada que centraliza absolutamente toda a gestão e operação da empresa em um só ambiente, tendo um módulo para cada setor da empresa, como logística, financeiro, marketing, RH, comercial e qualquer outro possível.

É nesse sistema que os processos da empresa podem ser consultados, que o andamento de chamados pode ser checado e, de forma automatizada, uma série de tarefas podem ser executadas. O grande diferencial do ERP, além da integração entre todos os departamentos, é o fato de ele ser importante tanto para realizar tarefas quanto para gerir a empresa, retendo dados e informações.

Chatbot

O chatbot é uma tecnologia de atendimento ao cliente por meio de chats. Já bastante difundidos, eles são utilizados em sites, em ferramentas de mensagens e até mesmo em redes sociais. São esses sistemas que permitem que robôs de atendimento respondam pessoas com um comportamento humanizado, o que até mesmo confunde quem não conhece a tecnologia.

A grande utilidade do chatbot é justamente reduzir a demanda de atendimento para as empresas, uma vez que ele usa a ciência do aprendizado de máquina combinado à tecnologia artificial. Elas permitem ao chatbot aprender com cada informação ao qual ele é exposto, no caso, as perguntas, e se comportar de forma humana para entender esse dado e oferecer a resposta mais adequada.

Ferramentas de marketing

As ferramentas de marketing também são amplamente utilizadas, principalmente em agências do setor. A proposta é simples: automatizar tarefas simples, mas que demandam muito tempo na execução. Além disso, esses sistemas são capazes de coletar dados relacionados às campanhas, o que favorece o monitoramento do desempenho dessas ações.

Ferramentas de marketing dão suporte a tarefas, como:

• disparo de e-mail marketing;
• monitoramento e análise de métricas;
• programação de posts para redes sociais.

Em meio a tantas possibilidades, automatizar processos é realmente uma saída importante para agregar eficácia e gestão de ponta para as empresas. Reduzir tempo de trabalho e custos é fundamental, assim como tornar um negócio ainda mais competitivo.

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